3 typische Fehler bei der Digitalisierung.

Von Dimitri König · 4. März 2026

In über 20 Jahren B2B-Portalprojekten habe ich viele Digitalisierungsvorhaben von innen gesehen, eigene und fremde. Die Projekte, die scheitern oder enttäuschen, scheitern fast nie an der Technik. Sie scheitern an drei wiederkehrenden Mustern, die vermeidbar wären.

Projekte scheitern selten an der Technik, sondern an abstrakter Kommunikation, Übersetzungsverlusten und Prozessen, die in ungeeignete Systeme gepresst werden.

Fehler 1: Tool-first – Erst das Tool, dann der Prozess

Wie es aussieht

Das Unternehmen evaluiert Tools: Shopify, ein ERP-Modul, eine branchenspezifische SaaS-Lösung. Demos werden angeschaut, Features verglichen, Preise verhandelt. Irgendwann fällt die Entscheidung. Und dann beginnt die eigentliche Arbeit: den realen Prozess in die Grenzen des gewählten Tools zu pressen.

Warum es passiert

Es fühlt sich vernünftig an. Ein fertiges Tool verspricht Sicherheit: bewährt, dokumentiert, sofort verfügbar. Die eigentliche Komplexität, also Ihre individuellen Varianten, Preisregeln und Produktionsabläufe, wird erst sichtbar, wenn das Tool schon gekauft ist.

• Features werden verbogen, bis sie irgendwie passen
• Teure Customizations häufen sich. Jede Anpassung kostet extra.
• Nutzer arbeiten am Tool vorbei, weil es nicht zu ihrem Arbeitsalltag passt

Was stattdessen funktioniert

Erst den Prozess verstehen, dann das passende Werkzeug bauen oder wählen. Das klingt offensichtlich, wird aber erstaunlich selten gemacht. Ein Webshop, ein ERP-Modul und ein Bestellportal lösen unterschiedliche Probleme. Die Frage ist nicht «Welches Tool ist am besten?», sondern «Welches Tool passt zu meinem Prozess?»

In der Praxis bedeutet das: Bevor Sie ein Tool evaluieren, analysieren Sie Ihre realen Fälle. Was ist Standard, was ist Sonderfall? Welche Varianten kommen vor? Welche Regeln bestimmen den Preis? Diese Analyse, nicht die Feature-Liste eines Tools, bestimmt, was Sie brauchen.

Fehler 2: Fass ohne Boden – Projekt ohne Vorprojekt

Wie es aussieht

Das Projekt startet mit Enthusiasmus und einem groben Pflichtenheft. Nach ein paar Wochen kommen neue Anforderungen dazu: «Könnten wir nicht auch...?», «Das brauchen wir unbedingt noch...», «Im Workshop ist uns aufgefallen, dass...». Der Scope wächst, die Timeline rutscht, das Budget reicht nicht mehr. Irgendwann herrscht Frustration auf allen Seiten.

Warum es passiert

Es fehlt ein klar abgegrenztes Vorprojekt, das den Scope datenbasiert fixiert. Ohne diese Phase basiert jede Schätzung auf Annahmen, und jeder beteiligte Stakeholder bringt seine Wünsche ein. Das Projekt wird zum Sammelbecken für alles, was «schon immer mal» digitalisiert werden sollte.

• Kein klarer Standard-vs.-Sonderfall-Katalog als Grundlage
• Kein klickbarer Prototyp, an dem sich alle orientieren können
• Kein Fixpreis-Angebot, weil der Scope nicht definierbar ist

Was stattdessen funktioniert

Ein strukturiertes Vorprojekt, das in wenigen Wochen drei harte Ergebnisse liefert: einen datenbasierten Standardfall-Katalog, einen klickbaren Prototyp (POC) und einen V1-Steckbrief mit Fixpreis und Timeline. Damit wird das Hauptprojekt plan- und steuerbar.

Der schrittweise Ansatz (Vorprojekt, dann V1, dann Erweiterungen) ist im Detail im Artikel «Offertprozess digitalisieren, ohne alles umzukrempeln» beschrieben. Und die konkreten Phasen und Lieferobjekte finden Sie auf der Leistungsseite.

Fehler 3: Big-bang-Rollout – Alles auf einmal

Wie es aussieht

Das Bestellportal ist fertig. Ein Stichtag wird gesetzt, alle Kunden werden gleichzeitig umgestellt. Das Innendienst-Team bekommt eine Schulung am Freitag, am Montag geht’s los. Was dann passiert: Kunden rufen an, weil sie sich nicht zurechtfinden. Mitarbeitende greifen auf den alten Prozess zurück, weil es schneller geht. Das Portal wird zum Zusatzaufwand statt zur Entlastung.

Warum es passiert

Der Druck, das Projekt abzuschliessen und den ROI zu realisieren, führt zu einem verständlichen Reflex: Jetzt ist es fertig, jetzt soll es auch genutzt werden. Aber Adoption ist kein Schalter. Menschen brauchen Zeit, Vertrauen und eine schrittweise Gewöhnung.

• Team und Kunden werden gleichzeitig mit Neuem konfrontiert
• Fehler im Live-Betrieb treffen sofort alle Nutzer
• Kein Puffer für Anpassungen, die erst im Echtbetrieb sichtbar werden

Was stattdessen funktioniert

Ein gestaffelter Rollout in drei Phasen:

• Phase A – Interne Nutzung: Ihr Innendienst nutzt das Portal zuerst selbst, um Bestellungen für Kunden einzugeben. So lernt das Team das Tool kennen und gibt Rückmeldung, bevor Kunden es sehen.
• Phase B – Pilotkunden: 3–5 ausgewählte Kunden bekommen Zugang. Deren Feedback fliesst in die Optimierung ein, bevor alle umgestellt werden.
• Phase C – Vollbetrieb: Erst wenn Phase A und B stabil laufen, werden alle Kunden eingeladen. Der alte Weg bleibt als Fallback verfügbar.

Dieser Ansatz kostet etwas mehr Zeit, aber spart enorm viel Frustration. Und er schützt das Projekt vor dem tödlichsten Urteil: «Das Portal nutzt niemand.»

Das gemeinsame Muster

Alle drei Fehler haben denselben Kern: Es wird zu abstrakt gearbeitet. Tool-Demos statt Prozessanalyse. Pflichtenheft statt Prototyp. Stichtagsumstellung statt schrittweises Lernen. Die Lösung ist immer dieselbe: näher am realen Prozess arbeiten, früher konkret werden, in kleineren Schritten vorgehen.

Genau das ist der Kern der Methode, mit der ich arbeite: 100 reale Fälle analysieren, früh klickbar machen, schrittweise einführen. Nicht weil es trendig ist, sondern weil es funktioniert.

Wenn Sie gerade am Anfang eines Digitalisierungsprojekts stehen: Nehmen Sie sich die Zeit für ein Vorprojekt. Es ist die günstigste Versicherung gegen alle drei Fehler.