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Prozessanalyse

12 Signale, die auf Automatisierungspotenzial hinweisen

Welche Tätigkeiten im Tagesgeschäft zeigen, dass Abläufe unnötig langsam laufen, und wo sich ein genauerer Blick lohnt.

In vielen B2B-Unternehmen funktionieren Bestellprozesse und interne Abläufe. Sie laufen aber zu langsam und mit zu viel händischer Arbeit. Zu viel wird per E-Mail koordiniert, in Excel gepflegt, manuell ins ERP übertragen oder per Telefon geklärt.

Die Frage ist oft: Wo genau steckt das grösste Potenzial? Welche Schritte im Alltag lassen sich tatsächlich vereinfachen, und welche brauchen weiterhin menschliches Urteil?

Die folgenden 12 Signale tauchen in meiner Arbeit mit B2B-Unternehmen immer wieder auf. Jedes Signal beschreibt eine typische Tätigkeit im Tagesgeschäft, zeigt die Voraussetzungen für eine Automatisierung und gibt konkrete Lösungsansätze. So kannst du einschätzen, wo in deinen eigenen Abläufen der grösste Hebel liegt.

So lesen Sie diese Übersicht

Jedes Signal enthält ein typisches Beispiel, die Voraussetzungen für eine Automatisierung und konkrete Lösungsansätze. So kannst du einschätzen, wo sich ein genauerer Blick lohnt.

Die 12 Signale

Typische Tätigkeiten im Tagesgeschäft und ihr Automatisierungspotenzial

1

Abtippen und Übertragen

Informationen werden von einem Ort abgelesen und an einem anderen Ort wieder eingetippt.

Beispiel

Eine Bestellung kommt als PDF per E-Mail. Die Positionen werden manuell ins ERP übertragen, Seite für Seite.

Einordnung

Sehr hohes Potenzial. Jede manuelle Übertragung erzeugt Verzögerung, Fehlerrisiko und doppelte Arbeit. Oft der grösste Einzelhebel.

Voraussetzungen

  • Quell- und Zielsysteme sind bekannt und digital zugänglich
  • Die zu übertragenden Datenfelder sind klar definiert
  • Mindestens ein System bietet eine Schnittstelle oder Import-Funktion
  • Die Zuordnung der Daten ist eindeutig

Lösungsansätze

  • Direkte Systemintegration über Schnittstellen
  • Strukturierte Eingabemasken oder Konfiguratoren
  • KI-gestützte Extraktion aus PDFs oder Dokumenten
  • Import-Funktionen im Zielsystem als Zwischenlösung

Typischer Fehler

Ein besseres Formular bauen, statt die Systeme direkt miteinander zu verbinden.

2

E-Mails lesen und einordnen

Informationen kommen per E-Mail (oft mit Anhängen) und müssen gelesen, verstanden und ins richtige System übertragen werden.

Beispiel

Der Innendienst erhält täglich 30-50 E-Mails mit Bestellungen, Rückfragen und Statusanfragen. Jede E-Mail wird einzeln geöffnet, die relevanten Daten herausgesucht und ins ERP eingetragen.

Einordnung

Hoch bis mittel, je nach Strukturierungsgrad. Standardfälle mit ähnlichem Muster lassen sich gut automatisieren. Unstrukturierte Freitexte brauchen KI-Unterstützung.

Voraussetzungen

  • Ein relevanter Anteil der E-Mails folgt einem wiederkehrenden Muster
  • Die Kategorien sind definierbar (Bestellung, Rückfrage, Reklamation)
  • Die relevanten Datenfelder pro Kategorie sind bekannt
  • Das Zielsystem für die extrahierten Daten steht fest

Lösungsansätze

  • Strukturierte Eingabekanäle statt E-Mail anbieten (Portal, Formular)
  • KI-gestützte Klassifikation und Datenextraktion
  • Regelbasierte Weiterleitung an die richtige Person oder Kategorie

Typischer Fehler

Alle E-Mails gleich behandeln. Besser: die 80% Standardfälle automatisieren und nur die Ausnahmen manuell bearbeiten.

3

Excel als Drehscheibe

Excel dient als Zwischenspeicher, Kalkulationswerkzeug oder Ersatz-Datenbank, weil die eigentlichen Systeme nicht gut genug zusammenspielen.

Beispiel

Projektleitende pflegen Stunden, Kosten und Status in einer Excel-Datei, die monatlich per E-Mail ans Controlling gesendet wird. Dort werden die Zahlen in eine Gesamtübersicht zusammengeführt.

Einordnung

Hohes Potenzial. Wenn Excel als Brücke zwischen Systemen dient oder für Auswertungen, die eigentlich schon im ERP liegen, ist das ein klares Signal.

Voraussetzungen

  • Die Datenquellen in der Excel-Datei stammen aus bekannten Systemen
  • Die Berechnungslogik ist nachvollziehbar und dokumentierbar
  • Es ist klar, wer die Daten braucht und in welcher Form
  • Die Quellsysteme bieten Zugriff auf die benötigten Daten

Lösungsansätze

  • Dashboards oder Reports direkt aus den Quellsystemen generieren
  • Automatisierte Datenflüsse, die Excel als Zwischenschritt ersetzen
  • Kalkulationslogik ins ERP oder ein internes Tool überführen
  • Bei komplexer Logik: eigenständiges Kalkulationsmodul mit Schnittstelle

Typischer Fehler

Die Excel-Datei optimieren (Makros, bessere Formeln), statt die Daten an der Quelle direkt nutzbar zu machen.

4

Informationen im System suchen

Mitarbeitende suchen regelmässig dieselben Informationen: Preise, Lagerbestände, Liefertermine, Auftragsstatus. Oft über mehrere Klicks oder Systeme.

Beispiel

Der Verkauf prüft vor jeder Offerte manuell im ERP den Lagerbestand, die Einkaufspreisliste und den Lieferstatus offener Bestellungen. Pro Anfrage dauert das 5-10 Minuten.

Einordnung

Hohes Potenzial. Die Daten existieren bereits. Du musst nur besser aufbereitet und dort verfügbar gemacht werden, wo sie gebraucht werden.

Voraussetzungen

  • Die häufigsten Abfragen sind bekannt (welche Daten, wie oft, von wem)
  • Die Daten liegen in einem System mit Schnittstelle vor
  • Zugriffsrechte sind geklärt
  • Es ist klar, ob Echtzeit-Daten nötig sind oder ein täglicher Stand reicht

Lösungsansätze

  • Übersichts-Dashboards mit den meistgefragten Kennzahlen
  • Automatische Benachrichtigungen bei relevanten Änderungen
  • Kontextbezogene Anzeige direkt dort, wo die Daten gebraucht werden
  • Self-Service-Abfragen über ein internes Portal

Typischer Fehler

Ein neues Analyse-Tool einführen, obwohl das bestehende ERP die Daten bereits liefern könnte, wenn es richtig angebunden wäre.

5

Daten ins ERP eintragen

Informationen aus E-Mails, Telefonaten oder Dokumenten werden von Hand ins ERP übertragen: Positionen, Mengen, Preise, Kundendaten.

Beispiel

Nach jeder Kunden-E-Mail trägt der Innendienst die besprochenen Daten (Menge, Liefertermin, Sonderwünsche) manuell in den ERP-Auftrag ein. Bei 20 Gesprächen pro Tag summiert sich das.

Einordnung

Hohes Potenzial bei strukturierten Eingaben. Je standardisierter die Eingabe, desto besser automatisierbar.

Voraussetzungen

  • Das ERP bietet eine Schnittstelle für den Datenimport
  • Die Datenfelder und Pflichtangaben sind klar definiert
  • Die Quelle der Daten ist identifizierbar und wiederkehrend
  • Validierungsregeln sind bekannt (zulässige Werte, gültige Kombinationen)

Lösungsansätze

  • Strukturierte Eingabemasken mit Validierung, die direkt ins ERP schreiben
  • Konfiguratoren für wiederkehrende Bestellungen
  • Schnittstelle zwischen vorgelagertem System (Portal, Formular) und ERP
  • Vorgelagerte Erfassungsmaske mit Pflichtfeldern bei unstrukturierten Quellen

Typischer Fehler

Nur die Eingabemaske im ERP anpassen, statt den vorgelagerten Schritt zu klären: Woher kommen die Daten, und können sie schon strukturiert ankommen?

6

Dasselbe in mehrere Systeme eintragen

Dieselben Grunddaten werden in zwei, drei oder mehr Systeme eingetragen: ERP, CRM, Projektmanagement, Zeiterfassung, Ticketsystem.

Beispiel

Ein neuer Auftrag wird im ERP erfasst, im Projektmanagement-Tool angelegt, im CRM aktualisiert und im Kapazitätsplan eingetragen. Vier Systeme, viermal dieselben Grunddaten.

Einordnung

Sehr hohes Potenzial. Mehrfacheingabe derselben Daten ist eines der klarsten Signale für Automatisierungsbedarf.

Voraussetzungen

  • Die beteiligten Systeme und ihre Datenfelder sind dokumentiert
  • Es ist geklärt, welches System die Datenhoheit hat (Master-System)
  • Die Systeme bieten Schnittstellen für Lesen und Schreiben
  • Die Zuordnung zwischen den Systemen ist eindeutig

Lösungsansätze

  • Ein führendes System definieren und Änderungen automatisch weitergeben
  • Middleware oder Integrations-Plattform als zentrale Drehscheibe
  • Schrittweise vorgehen: erst die zwei Systeme mit dem grössten Aufwand verbinden
  • Webhooks oder automatische Trigger bei Datenänderungen

Typischer Fehler

Alle Systeme gleichzeitig ablösen wollen. Besser: ein System als Quelle definieren und die Synchronisation schrittweise aufbauen.

7

Freigeben und Genehmigen

Im Ablauf braucht es Freigaben: Bestellungen, Preisnachlässe, Budgets, Abweichungen. Manche folgen klaren Regeln, andere brauchen echte Einschätzung.

Beispiel

Jede Bestellung über CHF 5'000 muss vom Verkaufsleiter freigegeben werden. In 90% der Fälle wird sofort freigegeben, weil der Kunde und die Konditionen bekannt sind.

Einordnung

Mittleres Potenzial. Regelbasierte Entscheidungen (Schwellwerte, Standardkonditionen) lassen sich gut automatisieren. Ermessensentscheidungen bleiben beim Menschen.

Voraussetzungen

  • Die Freigaberegeln sind dokumentiert und eindeutig
  • Es ist klar, welche Kriterien eine automatische Freigabe erlauben
  • Die relevanten Daten für die Entscheidung liegen digital vor
  • Verantwortlichkeiten und Eskalationspfade sind geklärt

Lösungsansätze

  • Regelbasierte Auto-Freigabe für Standardfälle
  • Digitaler Freigabe-Workflow mit klaren Stufen und automatischer Weiterleitung
  • Eskalationslogik: nur echte Ausnahmen landen bei der zuständigen Person
  • Dashboard mit offenen Freigaben, priorisiert nach Dringlichkeit

Typischer Fehler

Alles automatisieren wollen. Besser: die regelbasierten 80-90% automatisch abwickeln und nur die echten Ausnahmen zur manuellen Prüfung weiterleiten.

8

Rückfragen und Klärung

Informationen fehlen oder sind unklar. Es folgen E-Mails, Telefonate oder interne Abstimmungen, um fehlende Daten zu beschaffen oder Missverständnisse zu klären.

Beispiel

Bei jeder fünften Bestellung fehlen Angaben: Lieferadresse unklar, Artikelnummer nicht eindeutig, Menge nicht spezifiziert. Der Innendienst schreibt eine Rückfrage-E-Mail und wartet 1-2 Tage auf Antwort.

Einordnung

Hohes Potenzial über Prävention. Rückfragen lassen sich selten direkt automatisieren, aber oft vermeiden: durch strukturierte Eingaben und Plausibilitätsprüfungen an der Quelle.

Voraussetzungen

  • Die häufigsten Rückfragegründe sind bekannt und dokumentiert
  • Es ist klar, an welcher Stelle die Informationen vollständig sein müssten
  • Die Quelle der Eingabe ist beeinflussbar (eigenes Formular, Portal)
  • Validierungsregeln lassen sich definieren (Pflichtfelder, Plausibilitätschecks)

Lösungsansätze

  • Strukturierte Eingabeformulare mit Pflichtfeldern und Plausibilitätsprüfung
  • Konfiguratoren, die nur gültige Kombinationen zulassen
  • Automatische Vollständigkeitsprüfung bei Eingang
  • KI-gestützte Erkennung fehlender Angaben bei externen Quellen und automatische Rückfrage

Typischer Fehler

Rückfragen als unvermeidbar akzeptieren. Die bessere Frage: Warum kommen die Informationen nicht gleich vollständig an?

9

Nachfragen, wo etwas steht

Mitarbeitende prüfen regelmässig den Status laufender Vorgänge: Wo steht die Bestellung? Ist die Lieferung unterwegs? Hat jemand die Freigabe erteilt?

Beispiel

Der Einkauf fragt jeden Montag per E-Mail bei drei Lieferanten den Lieferstatus offener Bestellungen ab. Die Antworten kommen verstreut über die Woche und werden manuell in eine Übersicht eingetragen.

Einordnung

Hohes Potenzial. Statusabfragen und Nachfassen sind typische Symptome fehlender Transparenz. Ein sauberes Statusmodell löst das an der Wurzel.

Voraussetzungen

  • Die relevanten Statuswerte pro Vorgang sind definierbar
  • Statusänderungen werden in einem System erfasst (oder können dort erfasst werden)
  • Es ist klar, wer bei welcher Änderung informiert werden muss
  • Bei externen Beteiligten: ein gemeinsamer Kanal oder Schnittstelle für Updates

Lösungsansätze

  • Klares Statusmodell mit definierten Stufen pro Vorgangstyp
  • Automatische Benachrichtigungen bei Statusänderungen
  • Portal oder gemeinsame Übersicht für alle Beteiligten
  • Schnittstelle zwischen Systemen bei externen Partnern

Typischer Fehler

Ein Tracking-Tool einführen, das manuell gepflegt werden muss. Dann hat man zwei Systeme und doppelten Pflegeaufwand.

10

Dokumente benennen und ablegen

Dokumente (Offerten, Verträge, Lieferscheine) müssen nach bestimmten Regeln gespeichert werden: richtiger Ordner, richtige Benennung, richtige Version.

Beispiel

Eingehende Lieferscheine werden als PDF gespeichert, manuell nach Lieferant und Datum benannt und im Netzlaufwerk im richtigen Projektordner abgelegt. Manchmal bleibt die Information im E-Mail-Postfach oder auf dem Desktop liegen.

Einordnung

Hohes Potenzial bei regelbasierter Ablage. Wenn die Ablageregeln klar sind, lässt sich das vollständig automatisieren. Die Herausforderung: die Regeln erst einmal sauber definieren.

Voraussetzungen

  • Ablageregeln sind definiert oder lassen sich definieren
  • Die Zuordnung ist eindeutig ableitbar (z.B. Lieferant und Datum im Dokument)
  • Die Dokumenttypen sind kategorisierbar
  • Ein zentraler Ablageort existiert oder wird eingeführt

Lösungsansätze

  • Automatische Benennung und Ablage nach definierten Regeln
  • Dokumentenklassifikation: KI erkennt den Typ und die Daten und ordnet zu
  • Verknüpfung mit dem zugehörigen Vorgang (Lieferschein → Auftrag)
  • Volltextsuche statt perfekter Ordnerstruktur

Typischer Fehler

Ein neues Dokumenten-System einführen, ohne die Ablagelogik vorher zu klären. Dann entsteht Chaos im neuen System statt im alten.

11

Berichte zusammenstellen

Regelmässig werden Zahlen aus verschiedenen Quellen zu einem Bericht zusammengetragen. Die Struktur ist jedes Mal gleich, nur die Zahlen ändern sich.

Beispiel

Das Controlling erstellt jeden Monat einen Management-Report. Dafür werden Daten aus ERP, CRM und drei Excel-Dateien zusammengetragen und in eine PowerPoint-Vorlage oder General-Excel übertragen. Aufwand: 2 Arbeitstage.

Einordnung

Sehr hohes Potenzial. Wenn die Berichtsstruktur stabil ist und die Datenquellen digital vorliegen, lässt sich die Erstellung vollständig automatisieren.

Voraussetzungen

  • Die Berichtsstruktur ist stabil (gleiche Kennzahlen, gleiches Layout)
  • Die Datenquellen sind digital und per Schnittstelle abrufbar
  • Die Berechnungslogik ist nachvollziehbar
  • Die Datenqualität in den Quellsystemen ist ausreichend

Lösungsansätze

  • Echtzeit-Dashboards, die den periodischen Report ersetzen
  • Automatisierte Report-Generierung zu festen Zeitpunkten
  • Zentrale Datenanbindung, die alle Quellen zusammenführt
  • Schrittweise: erst die Datenzusammenführung automatisieren, dann das Format

Typischer Fehler

Den Bericht automatisieren, aber die Datenqualität ignorieren. Automatisierte Berichte mit schlechten Daten liefern schnell falsche Zahlen.

12

Checklisten abarbeiten

Mitarbeitende folgen einer festen Abfolge von Prüfschritten: Vollständigkeit prüfen, Qualitätskontrolle, Neukundenanlage, Projektabschluss. Oft auf Papier, in Excel oder im Kopf.

Beispiel

Bei jeder Neukundenanlage prüft der Innendienst 12 Punkte: Firmendaten vollständig, Bonität geprüft, Zahlungsbedingungen hinterlegt, Ansprechpartner erfasst. Die Checkliste ist ein Word-Dokument, das pro Kunde ausgedruckt wird.

Einordnung

Hohes Potenzial. Feste Abfolgen mit klaren Prüfkriterien lassen sich als digitale Abläufe abbilden, inklusive automatischer Prüfung und Dokumentation.

Voraussetzungen

  • Die Checkliste ist dokumentiert und vollständig
  • Die Prüfkriterien pro Schritt sind eindeutig
  • Die Reihenfolge und Abhängigkeiten sind klar
  • Die Daten für die Prüfung liegen in Systemen vor oder können abgefragt werden

Lösungsansätze

  • Digitaler Ablauf mit definierten Schritten und Zuständigkeiten
  • Automatische Prüfung einzelner Schritte gegen Systemdaten
  • Erinnerungen und Eskalation bei überfälligen Schritten
  • Automatischer Start der Checkliste bei Auslöser (z.B. neuer Kunde angelegt)

Typischer Fehler

Die Checkliste 1:1 digitalisieren (PDF statt Papier), ohne den Ablauf zu vereinfachen oder mit den relevanten Systemen zu verknüpfen.

Was sich verändert, wenn du diese Signale adressieren

B2B-Unternehmen, die gezielt an den stärksten Signalen ansetzen, spüren die Veränderung an drei Stellen:

  • Schnellere Durchlaufzeit: Bestellungen, Freigaben und interne Abläufe laufen schneller durch, weil weniger manuelle Zwischenschritte nötig sind.
  • Weniger händische Arbeit: Mitarbeitende verbringen weniger Zeit mit Abtippen, Nachfragen und Zusammensuchen, und mehr mit wertschöpfender Arbeit.
  • Strukturiertere Informationen: Daten kommen sauberer an, landen schneller im richtigen System und sind für alle Beteiligten verfügbar.

Der erste Schritt zählt

Die meisten B2B-Unternehmen müssen nicht alle 12 Signale gleichzeitig adressieren. Oft reicht es, die zwei oder drei stärksten Signale zu identifizieren und dort gezielt anzusetzen. Das bringt schnell spürbare Resultate und schafft eine Grundlage für den nächsten Schritt.

Wie du deine stärksten Signale finden

Geh die 12 Signale durch und markiere, welche in deinem Alltag regelmässig vorkommen. Achte dabei auf drei Faktoren:

  • Häufigkeit: Wie oft kommt diese Tätigkeit vor? Täglich, wöchentlich, monatlich?
  • Zeitaufwand: Wie viel Zeit kostet die Tätigkeit pro Vorgang? Und summiert über alle Vorgänge?
  • Fehleranfälligkeit: Wie oft entstehen durch die manuelle Tätigkeit Fehler, Rückfragen oder Verzögerungen?

Dort, wo Häufigkeit, Zeitaufwand und Fehleranfälligkeit zusammenkommen, liegt in der Regel der grösste Hebel.

Schnell-Check: Welche Signale erkennst du wieder?

Aktiviere die Signale, die in deinem Unternehmen regelmässig vorkommen.

von 12 Signalen aktiv

Erhebliches Automatisierungspotenzial.

Bei dieser Anzahl aktiver Signale lohnt sich ein genauer Blick auf deine Abläufe. Ein Prozess-Check zeigt, wo der grösste Hebel liegt.

Spürbares Potenzial vorhanden.

Einige Abläufe lassen sich gezielt verbessern. Der kostenlose Fit-Check gibt dir eine erste Einschätzung.

Einzelne Signale vorhanden. Prüfe, ob sich die Häufigkeit und der Zeitaufwand summieren, dann kann auch hier ein gezielter Ansatz Sinn machen.

Noch kein Signal aktiviert. Geh die 12 Punkte oben durch und markiere, was in deinem Alltag vorkommt.

FAQ

Häufige Fragen

Muss ich alle 12 Signale gleichzeitig angehen?

In der Regel reicht es, mit den zwei oder drei stärksten Signalen zu starten. Dort, wo Häufigkeit und Zeitaufwand am grössten sind, liegt meistens auch der grösste Hebel. Der Prozess-Check identifiziert genau diese Punkte.

Wie erkenne ich, ob ein Schritt wirklich automatisierbar ist und nicht nur theoretisch?

Die Voraussetzungen pro Signal geben dir eine gute Orientierung. Entscheidend sind drei Dinge: Ist der Schritt wiederholbar? Liegen die Daten digital vor? Gibt es eine Schnittstelle zum Zielsystem? Wenn alle drei Punkte zutreffen, ist die Automatisierung in der Regel realistisch.

Was ist, wenn unsere Systeme keine Schnittstellen bieten?

Auch ohne direkte Schnittstellen gibt es Lösungsansätze: Import-Funktionen, Middleware, strukturierte Dateiformate als Zwischenschritt oder vorgelagerte Systeme, die die Daten aufbereiten. Die Frage ist weniger, ob es technisch geht, sondern ob der Aufwand im Verhältnis zum Nutzen steht.

Wie fange ich an, wenn ich mehrere Signale erkenne?

Priorisiere nach Häufigkeit mal Zeitaufwand. Wenn eine Tätigkeit 20 Mal pro Tag vorkommt und jeweils 5 Minuten dauert, ist der Hebel grösser als bei einer Tätigkeit, die einmal pro Woche 30 Minuten kostet. Der kostenlose Fit-Check gibt dir eine erste Einschätzung.

Brauche ich neue Software, um diese Signale zu adressieren?

In vielen Fällen lässt sich mit den vorhandenen Systemen arbeiten, wenn sie richtig konfiguriert oder angebunden werden. Neue Software ist oft erst dann sinnvoll, wenn die bestehenden Systeme an ihre Grenzen stossen. Der Vergleich internes Tool vs. Standardsoftware gibt dazu Orientierung.

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