Bevor Sie mit jemandem zusammenarbeiten, möchten Sie wissen, wie es abläuft. Was passiert wann? Was wird von Ihnen erwartet? Wie lange dauert es? Und was bekommen Sie am Ende? Dieser Artikel gibt Ihnen einen transparenten Einblick in den gesamten Ablauf, vom ersten Kontakt bis zur produktiven Lösung.
Die drei Phasen im Überblick
Jedes Projekt durchläuft drei Phasen. Jede Phase ist eigenständig und liefert ein konkretes Ergebnis. Sie entscheiden nach jeder Phase, ob und wie es weitergeht.
Phase 1: Der Prozess-Check (2 bis 4 Wochen)
Der Prozess-Check ist der Ausgangspunkt. Hier geht es um Klarheit: Wo bleibt heute Arbeit hängen? Was existiert bereits an Systemen, Daten und Regeln? Wo liegt der grösste Hebel?
Dafür schaue ich mir reale Fälle aus Ihrem Alltag an: Bestellungen, Offerten, interne Abläufe. Typischerweise rund 100 Fälle aus den letzten Monaten. Zusätzlich gibt es 1 bis 2 Workshops mit den beteiligten Personen, um Zusammenhänge zu verstehen, die aus Daten allein nicht sichtbar werden.
Was dafür vorab vorhanden sein muss
Damit der Prozess-Check effizient ablaufen kann, braucht es einige Voraussetzungen. Je besser diese vorbereitet sind, desto schneller und präziser wird das Ergebnis.
- Zugang zu Systemen: Lesender Zugang zu ERP, CRM, PIM oder anderen relevanten Systemen, damit ich reale Daten und Abläufe nachvollziehen kann.
- Verfügbarkeit der richtigen Personen: Zugang zu Fachpersonen, die den Prozess im Alltag kennen, und zu Entscheidungsträgern, die den Scope freigeben können.
- Reale Beispieldaten: Bestellungen, Offerten, interne Aufträge der letzten Monate, anhand derer ich Muster und Engpässe erkennen kann.
- Assessment vorab: Ein detailliertes Assessment (Fragebogen), das ich Ihnen vor dem Start zuschicke. Es stellt sicher, dass alle relevanten Informationen früh verfügbar sind und die Zusammenarbeit reibungslos startet.
Was während des Prozess-Checks passiert
- Datenanalyse: Ich analysiere reale Fälle aus Ihren Systemen, um Muster, Engpässe und wiederkehrende Probleme sichtbar zu machen.
- 1 bis 2 Workshops: Gemeinsame Arbeitssitzungen mit den relevanten Fachpersonen, um Abläufe im Detail zu verstehen und Zusammenhänge zu klären.
- Gezielte Rückfragen: Zwischen den Workshops kläre ich offene Punkte per E-Mail oder in kurzen Telefonaten.
Was Sie am Ende erhalten
- Klares Bild des Ist-Zustands: Wo heute Zeit verloren geht, welche Daten fehlen, welche Systeme beteiligt sind.
- Identifizierte Quick Wins: Verbesserungen, die sofort möglich sind.
- Etwas klickbares: Eine erste reale Simulation, wie es funktionieren könnte.
- Begründete Empfehlung: Wo die erste Lösung ansetzen sollte und warum.
Der Prozess-Check hat einen Fixpreis.
Er ist als eigenständiger Schritt angelegt. Sie erhalten ein klares Ergebnis und entscheiden danach frei, ob und wie es weitergeht. Es gibt keine Verpflichtung zur Umsetzung.
Phase 2: Die Startlösung (4 bis 12 Wochen)
Die Startlösung ist die erste konkrete Umsetzung. Sie basiert auf den Ergebnissen des Prozess-Checks und fokussiert auf den Bereich mit dem grössten Hebel. Das kann ein internes Tool sein, eine Schnittstelle, ein schlankes Portal oder eine KI-gestützte Verarbeitung.
Während der Umsetzung gibt es regelmässige Abstimmungen. Sie sehen früh, was entsteht, und können Feedback geben. Die Startlösung wird iterativ entwickelt: erst ein Prototyp, dann Feedback aus der realen Nutzung, dann schrittweise Verfeinerung bis zum produktiven Einsatz.
- Ihr Aufwand: Regelmässiges Feedback, Testnutzung, fachliche Rückmeldungen
- Ergebnis: Eine produktive Lösung, die reale Arbeit übernimmt und spürbar entlastet
- Dauer: 4 bis 12 Wochen bis zur produktiven Nutzung
Phase 3: Ausbau und Weiterentwicklung
Nach dem Start wird die Lösung auf Basis realer Erfahrungen weiterentwickelt. Was funktioniert gut? Wo geht noch Zeit verloren? Wo lohnt sich der nächste Schritt? Diese Phase läuft so lange, wie es sinnvoll ist. Jeder Ausbauschritt wird separat bewertet und geplant.
- Ihr Aufwand: Regelmässige kurze Abstimmungen, Priorisierung der nächsten Schritte
- Ergebnis: Eine Lösung, die mit Ihren Anforderungen wächst
Wie die Kommunikation funktioniert
Ich arbeite bevorzugt asynchron. Das heisst: klare, schriftliche Updates statt unnötiger Meetings. Sie bekommen regelmässig einen Überblick über den aktuellen Stand, offene Fragen und nächste Schritte. Wenn ein Gespräch sinnvoll ist, findet es statt. Workshops, Abstimmungen und Rückfragen gehören dazu, aber sie haben immer einen klaren Zweck.
Diese Arbeitsweise hat einen klaren Vorteil: Sie können sich auf Ihr Tagesgeschäft konzentrieren, ohne ständig in Meetings zu sitzen. Und trotzdem wissen Sie jederzeit, wo das Projekt steht.
Async-first Kommunikation
Schriftliche Updates, klare Dokumentation, gezielte Rückfragen. Meetings und Workshops nur dann, wenn sie wirklich nötig sind. So bleibt der Aufwand für Sie überschaubar, und das Projekt läuft trotzdem zügig.
Was Sie von mir erwarten können
Transparenz, Scope Discipline und Eigenverantwortung. Ich sage klar, was realistisch ist und was nicht. Ich halte den Scope bewusst eng, damit jeder Schritt schnell Ergebnisse liefert. Und ich übernehme Verantwortung für das, was ich baue.
Open Source und Übertragbarkeit
Alle Lösungen basieren auf Open-Source-Technologien. Der Code gehört Ihnen. Sie können ihn jederzeit von einem anderen Entwickler weiterpflegen lassen. Es gibt keinen Vendor Lock-in und keine versteckten Abhängigkeiten. Das ist ein Grundprinzip meiner Arbeit.
Wenn Sie wissen möchten, ob dieses Vorgehen zu Ihrer Situation passt, gibt Ihnen der kostenlose Fit-Check eine erste Einschätzung.