Case Study, Reporting & Transparenz
Von monatlichen Excel-Report-Marathons zu Echtzeit-Transparenz im Management-Dashboard.
Die Daten waren bereits da. Sie lagen im ERP und in weiteren Systemen. Für Management und Controlling waren sie aber zu spät, zu verstreut und zu mühsam nutzbar.
Kontext
Eine der grössten Agenturen der Schweiz, anonymisiert
Projektfokus
Dashboard, Datenintegration, KPI-Logik, Realtime-Transparenz
Projektzeit
1 Monat Demo, 1 Monat POC, 2 Monate Ausbau, danach Weiterentwicklung
Ergebnis
30 bis 40% einer Vollzeitstelle frei, aktuelle Zahlen auf Knopfdruck
Der Kunde
Das Management wollte aktuelle Zahlen, ohne auf Excel-Sammelrunden angewiesen zu sein.
Die Organisation hatte Daten im ERP und in weiteren Systemen. Trotzdem musste das Reporting regelmässig per Excel zusammengezogen werden. Damit hing eine wichtige Management-Sicht an manueller Vorarbeit, an E-Mails und an der Hoffnung, dass die Zahlen rechtzeitig und korrekt zusammenkommen.
Das Problem
- Projektleitende pflegten Excel-Dateien mindestens ein bis zwei Mal pro Monat manuell.
- Die Zahlen waren oft schon veraltet, sobald sie aggregiert waren.
- Management-Entscheide mussten mit unsicherer oder verspäteter Datengrundlage getroffen werden.
- Im ERP lagen Daten zwar vor, aber nicht in einer Form, die für das Controlling direkt nutzbar war.
- Regelmässige E-Mails nach Zahlen erzeugten Abhängigkeiten von Projektleitenden und interner IT.
Meine Rolle und der Plan
Die Daten waren vorhanden. Sie mussten endlich nutzbar werden.
Ich war in Requirements Engineering, Konzeption, Abstimmung mit interner IT und Umsetzung innerhalb der Projektphasen eingebunden. Der Einstieg über Demo und POC war wichtig, weil damit früh sichtbar wurde, dass eine praxistaugliche Alternative zum Excel-Prozess existiert.
Schritt 1
Zielbild mit Demo und POC greifbar machen
Zuerst musste sichtbar werden, dass Echtzeit-Transparenz ohne teure ERP-Sonderentwicklung möglich ist.
Schritt 2
Datenquellen zusammenziehen
Danach wurden ERP, CRM, IAM und weitere Quellen in eine gemeinsame KPI-Logik überführt.
Schritt 3
Nutzung im Alltag verankern
Zum Schluss wurde das Dashboard so ausgebaut, dass Management und Power User direkt damit arbeiten können statt auf Excel-Stände zu warten.
Umsetzung
Aus vorhandenen Daten wurde eine verlässliche Management-Sicht.
Start mit Demo und POC, um zu zeigen, dass Echtzeit-Transparenz ohne teure ERP-Sonderentwicklung erreichbar ist.
Ein zentrales Dashboard-Portal statt dezentraler Excel-Exports.
Eine einheitliche KPI-Logik für Management und Controlling, damit alle dieselbe Sicht auf die Zahlen haben.
Automatische Datenintegration aus ERP, CRM, IAM und weiteren Quellen statt manueller Sammlung.
Wichtig war die bessere Nutzung der bereits vorhandenen Daten.
Resultate
Wenn Ihr Reporting trotz ERP noch über Excel und E-Mail zusammengezogen wird, kläre ich gern den sinnvollsten Einstieg.
Im Erstgespräch klären wir, wo bei Ihnen Reporting, Kennzahlenlogik oder Datenzugriff heute unnötig viel manuelle Arbeit verursachen.