Case Study, PIM & Dokumente
Von Word- und Excel-Workarounds zu zentraler Datenpflege und Self-Service-PDFs.
Ein B2B-Unternehmen wollte technische Datenblätter und Leistungserklärungen in drei Sprachen endlich sauber beherrschbar machen. Der Engpass lag in verteilten Daten, manueller Dokumenterstellung und einem Marketing-Team, das zu oft als Verwaltungsstelle für Standardfälle fungierte.
Branche
B2B-Unternehmen mit technischen Produktdaten
Projektfokus
PIM, Migration, PDF-Erstellung, Self-Service
Projektzeit
2 Monate für Konzept, Umsetzung, Migration und Training
Ergebnis
Kürzere Durchlaufzeit, weniger Ping-Pong, höhere Datenqualität
Der Kunde
Das Unternehmen wollte technische Dokumente in drei Sprachen schneller und sicherer bereitstellen.
Das Unternehmen hatte bereits ein internes PIM. In der Praxis war es aber veraltet und fehleranfällig. Deshalb entstanden Excel-Listen, Word-Dateien und E-Mail-Absprachen daneben. Genau diese Schattenprozesse machten die Dokumenterstellung langsam und fehleranfällig.
Das Problem
- Produktdaten lagen verteilt in Excel, Dokumente in Word, dazu kamen E-Mails und parallele Wahrheiten.
- Technische Datenblätter und Leistungserklärungen mussten in drei Sprachen gepflegt werden.
- Marketing wurde zum Bottleneck, weil Standard-Dokumente nur über wenige Personen erstellt werden konnten.
- Niemand hatte einen sauberen Überblick, was aktuell, geändert oder noch offen war.
- Mit mehr Produkten stieg der Pflegeaufwand direkt mit, ohne dass der Prozess skalierte.
Meine Rolle und der Plan
Der Weg musste technisch sauber sein und im Alltag den alten Workaround schlagen.
Ich war end-to-end verantwortlich für Konzeption, Migration, Umsetzung und Training. Der entscheidende Hebel war, früh mit einem realen Zielbild zu arbeiten und den Migrationspfad klar zu machen, statt eine weitere Zwischenlösung aufzubauen.
Schritt 1
Datenquelle zentralisieren
Zuerst wurde eine belastbare zentrale Datenbasis definiert, damit Excel, Word und E-Mail nicht weiter als Parallelwelt mitlaufen.
Schritt 2
Dokumente als Standardweg bereitstellen
Danach wurde die Self-Service-Erstellung von PDFs in drei Sprachen so aufgebaut, dass Standard-Dokumente ohne Marketing erstellt werden können.
Schritt 3
Migration und Nutzung absichern
Zum Schluss wurden Bestandsdaten migriert und die Nutzung mit einem klaren Zielbild und Training verankert.
Umsetzung
Der neue Standardweg musste spürbar schneller sein als der alte.
Ein neues Standard-PIM auf Basis von Akeneo als zentrale und belastbare Datenquelle.
Eine saubere Migration der bestehenden Daten statt einer weiteren Parallelwelt.
Vereinfachte Pflege- und Änderungslogik, damit grosse Mengen schneller und konsistenter angepasst werden können.
Self-Service-Erstellung technischer Datenblätter und Leistungserklärungen als PDF in drei Sprachen.
Whitelabel-fähige Dokumenterstellung, damit Standard-Dokumente ohne Word-Workaround bereitgestellt werden können.
Resultate
Wenn Produktdaten und Standard-Dokumente bei Ihnen noch über Word, Excel und E-Mail laufen, kläre ich gern den saubersten Start.
Im Erstgespräch klären wir, wo bei Ihnen Datenpflege, Versionen oder Dokumentbereitstellung unnötig viel händische Arbeit verursachen.
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